Verfügungstechnik
Verfügungstechnik ist eine Methode, verwaltungsinterne Anweisungen zu geben. Sie bildet die Grundlage von Aktenverfügungen in vielen Behörden.
Hintergrund
Eine Aktenverfügung, die nach dem Prinzip der Verfügungstechnik erstellt worden ist, wird nummeriert und kann in logischer Abfolge nacheinander abgearbeitet werden. Die Verfügung endet stets "sinnvoll". Dies bedeutet, die Akte soll niemals in den Aktenschrank gehängt werden, ohne dass eine Bedingung definiert wurde, unter der die Akte automatisch wieder hervorgeholt wird. Bei einem laufenden Verfahren endet die Aktenverfügung in der Regel mit der Wiedervorlage-Verfügung. So bedeutet z.B. der Aktenvermerk "WV: 3 Wochen - Antwort Hr. Müller?": Diese Akte in 3 Wochen wiedervorlegen, denn es muss geprüft werden, ob Herr Müller geantwortet hat.
Besondere Vermerke sind der Schlussvermerk oder die "Abverfügung". Beim Schlussvermerk, wird der Vorgang "geschlossen" (d.h. beendet) und die Akte weggelegt. Häufig gibt es hierfür Vordrucke. Die Verfügungsanweisungen "Weglegen" oder "Ablegen" beendet das Verfahren in einem Verfügungspunkt. Bei der Abverfügung hingegen wird die Akte an eine andere Stelle zur weiteren Bearbeitung geschickt. Bei Staatsanwaltschaften finden sich solche Abverfügungen (sog. "U.m.A."-Verfügung, Abkürzung für "Urschriftlich mit Akte") für die Weiterleitung einer Ermittlungsakte an das Gericht nebst Anklageschrift. In Anwaltskanzleien finden sich solche Abverfügungen als Verfügung "Abrechnen". Dies überstellt die Akte zu einer Fachkraft, die Rechnungen fertigt und sich in der Regel um die Eintreibung des Honorars kümmert.
Beispiel
Eine typische Verfügung mit fünf Verfügungspunkten sieht z.B. so aus:
Vfg.
I. Kopie Bl. 1-9,11,15-32 an
Abt. II
Hr. Mustermann o.V.i.A.
mit Anschreiben:
"Anrede!
anliegenden Aktenauszug übersende ich
mit der Bitte um Prüfung, ob aus Ihrer
Sicht Anlass zur Einleitung eines weiteren
Verfahrens besteht."
II. Duplo-Akte fertigen.
III. Akte an RA Schulze, Bl. 19 d.A. zur Einsicht für 3 Tage.
IV. WV: 1 Wo - Akte retour?
V. Rotfrist notieren: 15. Mai 2013 Verjährung
-- Kürzel
Besondere Kürzel
- ^ – nach Abgang vorzulegen
- V – höherem Dienstposten vorzulegen
- bV – bitte Vortrag
- fR – fernmündliche Rücksprache
- EILT – bevorzugt bearbeiten
- SOFORT – unverzüglich zu bearbeiten