Sekretær

Sekretær er en tittel og betegnelse med en vid og mangeartet bruk, som tradisjonelt betegnet en betrodd person som sørget for en annens korrespondanse og annet skriftlig arbeid. Tittelen kan i dag brukes om alt fra kontoransatte som står for enklere saksbehandling og administrative oppgaver til høye stillinger og politiske embeter.

Thomas de Keyser, portrett av Constantijn Huygens med sin sekretær fra 1627

Bruk

Kontorsekretær/personlig assistent

En vanlig bruk av tittelen er for en kontorsekretær. Vanlige arbeidsoppgaver for en kontorsekretær i dag er å svare på telefoner, skrive brev, andre dokumenter og utføre forefallende, administrative oppgaver. En sekretær er ofte en del av støtteapparatet for en leder eller ledelse. I noen organisasjoner har sekretæren ansvaret for koordinering og fungerer derfor som en daglig leder.

Privatsekretær

Den sekretærrollen som mest direkte tilsvarer den opprinnelige bruken av tittelen vil ofte betegnes privatsekretær. Dette er normalt en person som jobber direkte for en bestemt (ofte høytstående) person, og dette kan være en stilling med betydelig innflytelse og ansvar. Ofte vil arbeidsoppgavene omfatte å føre eller ha oppsynet med arbeidsgiverens korrespondanse, kalender osv. Privatsekretæren vil dermed ha rollen som koordinator og portvokter for arbeidsgiveren. Andre privatsekretærer kan ha et mer avgrenset arbeidsfelt. En slik privatsekretær i tradisjonell forstand vil ofte også være arbeidsgiverens rådgiver og nærmeste fortrolige, og privatsekretærer for innflytelsesrike personer kan være klassiske eksempler på «grå eminenser». Et eksempel på denne rollen er pavens privatsekretær. En privatsekretær kan også være et familiemedlem eller annen nærstående person; f.eks. fungerte prins Albert som privatsekretær og rådgiver for sin kone, dronning Victoria.

Politiske embeter

Tittelen sekretær blir ofte brukt om politiske embeter. I flere land, eksempelvis Storbritannia og USA, er «sekretær» tittelen på en statsråd. Tittelen er også brukt i andre politiske titler, herunder statssekretærer og (politisk oppnevnte) privatsekretærer. I Storbritannia betegnes administrative ledere for departementer (tilsvarende norske departementsråder) vanligvis «Permanent Under-Secretary of State», forkortet «Permanent Secretary». En rekke andre embetsmenn har også «secretary» i tittelen, eksempelvis statsrådens privatsekretær, med tittelen «Principal Private Secretary». I Norge var personlig sekretær tidligere tittelen på den stillingen som nå kalles politisk rådgiver, og fungerte som en blanding av rådgiver og privatsekretær for statsråden.

I mange kommuniststater hadde landets faktiske makthaver tittelen generalsekretær eller førstesekretær.

Organisasjoner og foreninger

Tittelen har i foreninger to hovedbetydninger. Tittelen kan dels betegne en ansatt sekretær, som kan være daglig leder, da ofte med tittelen generalsekretær (i partier eventuelt partisekretær), eller en annen ansatt med et mer avgrenset ansvarsområde. Videre kan tittelen betegne en valgt sekretær som er et styremedlem med en koordinerende rolle. En valgt sekretær rangerer i mange styrer i praksis etter leder og nestleder. Oppgavene kan variere, men kan omfatte å være foreningens kontaktperson ved siden av leder, føre korrespondanse for foreningen, ha ansvaret for medlemsrelasjoner og føre styrets referat (styret kan også utpeke en egen møtesekretær for å ivareta denne oppgaven).

Tittel i forvaltningen

I den norske forvaltningen var sekretær og førstesekretær tidligere de to laveste tjenestetitlene på saksbehandlere og faglige medarbeidere, normalt med høyere utdannelse. Den tidligere tittelen kopist ble erstattet av sekretær for tjenestemenn med høyere utdannelse i 1899/1910. Titlene er i praksis gått ut av bruk som saksbehandlertitler, idet begynnerstillingen på dette nivået nå er førstekonsulent.

Diplomati

Innen diplomati er ambassadesekretær, førstesekretær osv. titler for diplomater på middels nivå.

Etymologi

Yann de Caprona oppgir at ordet kommer av middelalderlatin se­cretarius, «saksbehandler, fortrolig medarbei­der, som holder på en hemmelighet; hemme­lig rom» og er avledet av secretus «adskilt; hem­melig». Secretus stammer fra verbet secernere «adskille», som bygger på se- «av» + cernere «skille, skjelne, oppfatte». Store norske leksikon oppgir at tittelen stammer fra middelalderlatin og betyr en «som tar vare på sekretet (privatseglet)», i betydningen medhjelper ved utførelse av skriftlig arbeid. En secretarius var med andre ord en betrodd person som tok seg av korrespondansen og affærene for en annen (gjerne mektig) person på en fortrolig måte.