Enpresa baliabideen plangintza

Enpresa baliabideen plangintzak (ERP ingelesezko enterprise resource planning akronimotik) antolakuntzen esparru nagusiak batu eta kudeatzen dituzte, hala nola, ekoizpen, banaketa, finantzak edo giza baliabideak. ERP-ak enpresetan prozesuetara zuzendutako antolaketekin (edo SCM ingelesezko supply chain management akronimotik) batera erabili ohi dira. Fluxu informazioa hobeto kudeatu ahal izateko helburuarekin sistema adimentsu hauek sortu ziren. Sistema adimentsu hauek kudeatzaileei departamentu desberdinen artean bai horizontal bai bertikalki bila aritzea posibilitatzen die, hauen egoera kontsultatu ahal izateko. Antolakuntza bateko departamentu eta eginkizun guztiak sistema informatiko bakar batean batzea du helburutzat, departamentu desberdinei lagungarri izan dakiokeelarik. Aldi berean, ERP erako sistemek negozioko prozesuak automatizatu eta inplementatzen dituzte modu estandar baten bitartez enpresa osoarentzat hots, bezero eta hornitzaileetzat. Sistema hauek informazio biltzen dute bai jarduera historikoetatik, egungo ekintza eta etorkizuneko egitasmoetatik eta antolatu egiten dute pertsonei antolakuntzen estrategiak garatzen laguntzeko. ERP industrian, askotan 4M ezizenaz ezagutu ohi dira, ingelesezko Pertsonak, Dirua, Materialak eta Makinak hitzen lehengo letra guztiak M-rekin hasten direlako. Sistema mota hauek 4 balio horiek batzen ditu balio sinergiko bat sortuaz. Mota hontako kudeaketa sistemek antolakuntzei lehiakortasunean abantaila eman diezaieke besteekin alderatuz.

Historia

ERP-en historia 1960. hamarkadan hasi zen, nun sistema stock-aren kontrolean oinarritzen zen. Garai hartako software gehienak stock-a kudeatzeko disenatuak izan ziren, orduko stock-aren kontzeptu tradizionalen arabera. 1970. hamarkadan software mota hauek MRP-etara (Materialen Beharren Plangintza, ingelesezko Material Requirement Planning-etik) eboluzionatu zuten. Era honetako sistemek, produkzioko programa nagusiak itzul zitzaketen muntai era sinpleago edo eta pieza indibidualen beharretara, hala nola lehengaien beharretara. Sistema hauen funts nagusia hori zen, lehengaien beharrak planifikatzen laguntzea.

1980. hamarkadan aldiz MRP II (Fabrikaziorako Baliabideen Plangintza, ingelesezko Manufacturing Resource Planning) kontzeptua garatu zen, lantegi osoaren ekoizpen prozesuaren optimizazioa bilatzen zuelarik. Nahiz eta hasiera batean MRP II-a ohiko MRP-aren luzapen edo garapen txiki bat zen, urteen burura finantza, giza baliabideak, injeneritza, proiektuen kudeaketa eta beste hainbat arloetara zabaldu zen, gaur egun ERP bezala ezagutzen denera. ERP-ak bere oinordekoekin alderatuz, enpresako ekintza administratibo guztiak batzen ditu.

Nolanahi ere, azken urteetan heldu da ERP-en izugarrizko arrakasta, software enpresei inoiz ikusi gabeko irabaziak sortuaraziz. Ordurarte, administrazioak ez ziren sistema hau bere osotasunean erabiltzen ari da, zenbakiak egin eta ekoizpen prozesuetarako laguntza gisa erabiltzen zen soilik. Gaur egun, mundu osoko enpresa garrantzitsu guztien oinarria bihurtu da, paregabeko kudeaketa tresna baita.

ERParen abantailak eta desabantailak

ERP-en abantaila nagusiak:

• Inbentarioen errotazio azkartzea: ERP-rik gabe, enpresa askotan beraien inbentario osoa urtean behin edo birrita bakarrik txandakatzen dute. Sistema honen bidez, ekoizpenaren plangintza eta erosketak automatizatuaz fabrikatzaile eta hornitzaile askok inbentarioen txandakatzea 10 aldiz handitzera hel daitezke, beraien kostua %10-etik %40ra gutxitu daitekeelarik. Kostu honen gutxitzeak aldi berean inbentarioak loturik daramatzan garraoien gastua, biltegiratzea eta biltegiratze gastuak murrizten ditu. Honek, azkenik, diruaren fluxua ere hobetzen duelarik.

• Bezeroaren arretaren hobekuntza: Lehiakorrak izaten jarraitzeko, fabrikatzaileek bezeroekin dituzten konpromezu eta aginduen erakusleak hobetzen saiatzen dira. Kasu askotan, ERP-en erabilerak erakusle hauek %80-%90 inguru hobetu ditzake, enpresei produktu egokia, behar den lekuan eta behar den momentuan izatera lagunduaz. Ondorio gisa bezeroen gogobetetzea lortzen da, hauek denboran zehar mantenduaz. Negozio galerak kuantifikatzea zaila bada ere, argi dago bezeroek beraien negozioa beste leku batera eramango dutela beraiek nahi dituzten produktuan ez badaude behar dituzten momentuan eskuragarri.

• Stock-aren doiketa hobea, auditoria gutxiago: Kasu batzuetan fabrikatzaile batzuk beraien stock-a hile bukaeraro fisikoki kontatu behar izaten dute, dituzten desbiderapenak zuzendu ahal izateko. ERP sistema baten erabilerak %90-a hobetu dezake stock hauen zehaztazuna, inbentario fisikoak gutxitu daitezkeelarik. Askotan, inbentario fisiko bat burutzea ez da gareztia ekintza honek soilik dakarren gastuagatik, baita hauek burutu ahal izateko enpresak geldiaraztea dena konprobatzeko.

• Prestakuntza denboren murrizketa: Fabrikatzaileek lan txanda batetik hirutara pasatu ohi dute makinetan aldaketa handiak egiterako orduan. ERP-en bidez, prestakuntza denbora hori %25tik - %80ra hobetu daiteke antzerako lanak batera jarriz eta koordinazioa hobetuaz pertsona, herraminta eta makinen artean. Ekoizpena modu hontan hobetzeak lan gaitasuna ere hobetzen du, pertsona eta makina kopuru berarekin lan gehiago egin daitekelarik, diru-sartzeak handituz.

• Kalitate hobea, zuzenketa gutxiago: Lantegi batzuetan, kalitate maila eskasaren ondorioz egindako piezen gaineko zuzenketak ekoiztutakoaren %15 eta %40aren artean egon daiteke. Ekoizpeneko langileak ez dira arazo bat dagoelaz jabetzen pieza ekoiztu dutenerarte. ERP software-aren bitartez, ekoizpenerako osagai handi batekin osaturik dagoena, kalitate arazoak azpimarratzen ditu behin eta berriro produktibitatea eta eraginkortasuna hobetzeko beharrezkoa den informazioa emanez.

• Dagokion momentuan dirua kobratzea, diruaren fluxua hobetuz: Konpainia batzuk 90 egunetik gora pasatzen dituzte bezeroen fakturak kobratu ahal izan arte. ERP-en bitartez, berandu ordaintzen duen bezeroari automatikoki bidal dakioke jakinarazpen bat, eta arriskutsuak diren bezeroen (zeinen kredituak ez diren fidagarriak) fabrikazioa gelditu daiteke. Sistema honen bitartez fabrikatzaileek kobratuko diren kontuen fidagarritasuna aztertzea ahalbidetzen du, aldez aurretik neurriak hartu ahal izateko, eta ez soilik arazoa gertatu ondoren neurriak hartzea.

ERP-en desabantailak:

• ERP proiektu bat ez denean ondo ateratzen normalean software-ari bota ohi zaio errua. Kasu gehienetan ordea, aldez aurreko plangintza arazo bat izaten da inplementazioaren akatsaren erruduna, hala nola sortu izan diren espektatiba irrealak. Enpresa askok software-a erosten dute berarekin zer egin oso ondo ez dakitela.

• ERP-en pertsonalizazio oso mugatua dute.

• Oso garestiak dira.

ERP bat ezartzeko pausoak

1. ERParen helburua finkatu

Enpresa batek hainbat arrazoirengatik erabaki dezake ERP bat ezartzea. Horietako batzuk honako hauek izan daitezke:

• Informazio fluxua hobetzeagatik.

• Datuen koherentzia gehiago eta horiek eskuratzeko sarbide errazagoa izateagatik.

• Enpresak behar berriak nabarmendu baditu, horiek egoki kudeatzeagatik.

2. Arazoa definitu

Enpresa baten premiak argi izatea oso garrantzitsua izango da ERP bat ezartzerakoan. Etapa hau ezinbestekoa izango da ERP bat ezartzeko proiektuak porrot ez dezan. Horretarako, identifikatutako beharrak azalduko diren dokumentua izatea ahaztu ezingo dugun atala izango da. Hasteko enpresa aztertu beharko dugu galdera batzuk eginez:

• Zein dira enpresako prozesu gakoak?

• Gure sektorearen berezitasunak zeintzuk dira?

• Enpresak internazionalki egiten al du lan?

• Gure bezeroen eta hornitzaileen ezaugarri nabarmenenak argi al ditugu?

Laburbilduz, gure enpresa eta bere inguruko partaide guztiak zehatz-mehatz aztertzea ezinbestekoa izango da ERPa ezarri aurretik.

3. Zuzendaritza inplikatu

Bestalde, Zuzendaritzako partizipazio aktiboa aurrera eraman behar da, arrakasta izatea nahi badugu behintzat. Gainera, ERP bat ezartzearen proiektuan, zuzendaritzak rol oso garrantzitsua du, batez ere, koordinazio eta arbitraje arloetan. Hala ere, argitu beharra dago ERP ez dela goi kargutik soilik ezartzen, hau da, Garapen Batzorde bat sortzea ezinbestekoa izango da, zuzendaritzaz gain, erabiltzaile klabeak eta lan taldeak (I.S.-ko arduradunak) parte hartuaz.

Zuzendaritzak Garapen Batzordea osatzen dutenen lana begiratu beharko du, ea langileekin zein zuzendariarekin komunikazio eraginkor bat aurrera eramaten den ikuskatuaz.

4. Hornitzaileen aukeraketa

Landu beharreko beste arlo garrantzitsu bat ERPei buruz jasotako hornitzaileen eskaintzak aztertzea izango dira, hala nola: Instalatuko dugun teknologia estandarra edo pertsonalizatuagoa izango den, zenbat funtzio betetzen dituen eta horien sakontasuna, instalazioaren eta erabileraren sinpletasuna, eta parametrizazioko* aukerak. Gainera, langileei formakuntza ikastaroak ematen al dizkien aztertu beharko da, azken hauekin motibazioa ez galtzeko.

• Parametrizazioa: Sistema estandar bat enpresa bakoitzaren ezaugarriei egokitzea da honen funtzioa. Parametrizazio gaitasuna da ERPen ezaugarri nagusietako bat, enpresa txikietarako pentsatutako kudeaketa soluzio gehienetatik bereizten duena. Gainera, sistemaren funtzionamendua enpresa bakoitzaren beharretara egokitzeko aukera ematen du.

Ez da nahikoa gure beharretara egokitzen den soluzio bat aurkitzerekin. Gainera, bere hedatzea baldintza onenetan egin beharko da. Hauxe da hornitzaileak parte hartzen duen momentua.

Atal hau ongi burutzeko oso garrantzitsua da gertutasuna aztertzea hainbat aspektutan:

• Geografikoan.

• Kulturalean: Hornitzaileak ba al daki gure aktibitateaz, gure sektoreaz, zein da bere know-how-a?

• Giza baliabideetan: ezinbestekoa da konfiantzazko erlazio bat sustatzea.

• Ezarriko den ERPari buruz: Zein da hornitzailearen esperientzia ERPekin? Zein da bere lehiakortasun gradua? Zein dira bere parametrizazioko gaitasuna?

5. Metodologia ezarri

ERP bat martxan jartzeko metodologia on bat ezartzea arrakastarako faktore gako bat izango da. Enpresako kudeaketa aspektuetara eta funtzionaletara ondo egokituta badago, arrakastarako bidea ongi burutzen ari garela esan daiteke.

Hasteko, kanpoko zein barneko zamak kokatu beharko ditugu. Horretarako, proiektuaren arduradun bat izendatzea ezinbestekoa da eta erabiltzaile klabeen erabilgarritasun segurtatu. Planning-a ere fase honetan zehaztuko da.

Jarraian, aurrekontua zein epeak zehaztuko dira eta roll-en banaketa egingo da. Ezinbestekoa da hasieratik langile bakoitzak zer egingo duen zehaztea. Baina ez da nahikoa, ERPa ezartzearen proiektuko faseak ere argi eta garbi definituta egon beharko baitute. Azkenik, hau guztia jasoko duen dokumentu bat egingo da eta proiektuan zehar erabakiak, kontrola, arbitrajea… aurrera eramango dituzten pertsonak ezarriko dira.

6. Arriskuak ebaluatu

Enpresa askotan, sarritan arriskuak ERPa instalatu ondoren antzematen dira. Beraz, galdera bat egin beharko genuke: enpresak egokitu behar du produktura edo produktuak beharretara?

Ez dago erantzun bakar bat, oreka da gakoa. Egia da ezarriko dugun aplikazioa ez dela zehatz-mehatz gure beharretara egokituko, ez aldaketarik egin gabe behintzat. Bestalde, egia da ez duela oso konplexua izan behar bere ezarpenak eta mantentze-lanak, enpresaren kalterako izango baita.

Beraz, gakoa oreka aurkitzean egongo da, behin enpresaren egoera aztertu ondoren. Izan ere, enpresaren eta ezarriko den aplikazioaren artean oso diferentzia handiak badaude, porrot egiteko probabilitatea oso handia baita. Ondorioz, 2 soluzio posible daude: Aukeratu dugun ERPa birplanteatzea edo gure enpresako funtzionamendua aldatzea proposatzea.

7. Komunikazioa enpresan

Komunikatu beharra dago ERP bat ez dela soilik proiektu informatiko hutsa. Eragin handia dago enpresaren prozesuetan eta langileek berau erabiltzean. Beraz, ERParekin erlazio zuzena duten sailak (kontabilitatea, kudeaketa, Giza Baliabideak adb.) aldaketak jasango dituzte, erabiltzaile bakoitzak bere lanerako ohiturak aldatu beharko dituelarik.

Hau dena helburu batekin egiten da: funtzio kritikoetan zentratuz eta beste aktibitate pisutsu batzuk saihesteko asmotan. Hau esanik, komunikazioa eta aldaketarako jarrera enpresaren estrategiako muina izan beharko dute, langile guztiak horretarako kexurik izan ez dezaten eta hasieratik denak egoki funtzionatu dezan. Horretarako, hainbat aspektu kontsideratzea ongi legoke:

• Tresna berriaren onurak azpimarratzea: aurretik aipatutako denbora murrizketa, datuak lortzeko azkartasuna eta hauek eskuratzeko erraztasuna, adibidez.

• Enpresaren errendimendu globalari garrantzia handiagoa eman langile bakoitzari baino.

• Erabiltzaileei formazio ikastaroak eman ERPa ahalik eta ondoen erabili dezaten.

8. Mantentze lanak

Ez da nahikoa ERPa ezartzearekin, gainera mantentze lanak burutu beharko ditugu. Lehenbizi eguneratzeen bitartez. Beraz, hornitzailea enpresan izango dugu funtzio hori betetzeko.

ERP bat mantentzea gure behar berrietara egokitzea ere bada. Beraz, hilabete edo urte batzuetara garapen edo modulu berrien ezarpena ezinbestekoa izango da. Beraz, beste behin hornitzailea ongi aukeratzearen garrantzia azpimarratu beharko da.

Mantentze lanei buruz ezin dugu soilik hitz egin, euskarri ere beharrezkoa da hainbat arlotan:

• Erreaktibotasuna: gure arazoen erantzun denborak eta horiek konpontzea.

• Entzutea: Enpresa hornitzailearen partaide batekin izatea erlazioa. Modu honetan, gure premiak errazago antzemango ditu aurretik ezagutzen bagaitu.

• Efikazia: euskarri egoki batek ondorengo zerbitzua ahalik eta pertsonalizatuena egingo du, gure beharrei erantzun onena emateko. Beraz, oso garrantzitsua izango da enpresako funtzioak hasieratik ezin hobeto definituta egotea.

9. Adierazleak ezarri irabaziak neurtzeko

Behin proiektua martxan badago eta ongi funtzionatzen badu, arrakastarako honako adierazleak ezarri behar ditugu: non nago?, nora iritsi nahi dut? eta nola heldu naiteke?.

ERPa instalatzen dugunean, honek eragindako irabaziak aztertu behar ditugu, hala nola, zenbat denbora aurreztu dugun, kostuen jaitsiera, produktibitatearen hobekuntza, etab.

10. Laburpena

Esan genezake ERP baten arrakastarako gakoek aspektu teknologikoan zein kudeaketan dutela eragina. Beraz, pauso hauek ematea ezinbestekoak dira:

• Aukeratu: enpresako proiektu garrantzitsu bat da.

• Enpresaren barnean komunikazioa aurrera eraman.

• Aldaketak sustatu.

• Hornitzailearekin kolaboratu

• Erabiltzaileei sinestarazi ERParen onuretaz.

Egia da teknika, kudeaketa eta tresnak ikas ditzakegula baina enpresako pertsonen arteko erlazioak denborarekin osatzen dira eta beraz, hauek oso kontutan izatea ezinbestekoa izango da enpresaren arrakasta lortzea nahi badugu behintzat.

Beste datu batzuk

Gainera, gaur egun, herrialdeen erabateko elkar erlazioaren garaian bizi gara, globalizazioan alegia, non enpresek bezero zein hornitzaileekin etengabeko kontaktua duten elkarren artean. Egia da enpresek gero eta azkarrago aldatzen den inguruneari eta bezeroen eskaerei egokitzeko zailtasun ugari dituztela. Modu honetan, hasteko, barneko kontrola egoki eramatea ezinbestekoa izango da, aspektu guztiak kontrolpean izanik. Horixe izango da ERP batek emango duen laguntza.

Hala ere, hainbat arrazoi direla medio, ez da erraza suertatzen enpresa guztiak ERP bat erabiltzeaz konbentzitzea, izan ere:

• Sistema tradizional batean funtzionatzeaz ohituta daude, lan gehienak eskuz egiten direlarik eta gainera teknologia ordenagailu bat izatea bakarrik dela uste dutelarik.

• Gainera, enpresek honakoa pentsatzen dute: teknologiak bere kostuak igoko dituztela, juxtu kontrakoa izanik. Izan ere, teknologiak kostuak jaitsi eta produktuen kalitatea, efizientzia eta efikazia hobetuko baitituzte.

Egia da, ERPak garestiak izaten direla baina bere onurak konpentsatu egiten dute egindako inbertsio hori.

Aztertzeko beste aspektu bat ERPen ezarpen desegokia da:

Zergatik ERParen ezarpenak porrot egiten dute sarritan?

Batzuetan, aukeratzen dugun ERPa ez da gure premietara ongi egokitzen. Besteetan, ERPa instalatu egiten dugu baina ez diogu eboluzio bat ematen eta gure behar berriei erantzuteko gai ez da izaten. Hauez gain, langileen inplikazioa lortzea zaila da askotan, beraien ohiturak aldatzerik ez baitute nahi eta ERP konplexuegia ezartzea ere ez da egokiena izaten. Izan ere, erabiltzeko zailegiak suertatzen dira sarritan eta gainera garestiagoak izaten dira.

Beraz, oso garrantzitsua izango da ERP bat ezarri aurretik aspektu hauek guztiak ongi aztertzea. Izan ere, ERP bat ez da erosten, instalatzen eta Windows bezala erabiltzen den software bat. Are gehiago doa, enpresako barne prozesu guztiak erabat aldatzen baititu eta departamentu bakoitzeko funtzioen eta erabakiak hartzeko modua errotik analizatzea eskatzen baitu.

Hornitzaile nagusiak

Hau esanik, gaur egun, ERP sistemak eskaintzen dituzten hainbat hornitzaile arrakastatsu gomendatu daitezke, enpresako arazoei erantzunak emango dizkieten produktuak eskainiz. Salmentatik hasi, instalazioa eta parametrizazioa burutu eta mantentze lanean eta eguneratzean oinarritzen diren hainbat aukera ezberdin daudelarik, bezeroarentzat erabilgarriak suertatzen direnak.

ERP sistemak eskaintzen dituzte hornitzaile nagusi batzuk honako hauek dira:

SAP: IBM enpresakoek 1972. urtean Alemanian sortu zuten, egun bere arloko enpresa garrantzitsuena izanik. Bere sistema R/3 hobetua izan zen enpresa bateko produkzioko, gestioko, logistikako eta giza baliabideetako arloak kudeatzeko. Bere sorreratik 30 urte igaro ondoren, 12 milioi baino erabiltzaile gehiago ditu, 64.500 instalazio eta 23 soluzio informatiko. Mundu mailan, ERP hornitzaile handiena da.

People Soft: 2. hornitzailerik handiena da, giza baliabideetako kudeaketa moduluetan espezializatua. Peoplesoft konpainia bere produktuak zerbitzuen areatara zuzentzen dituela esan beharra dago, kostuak kontrolatzea posible egiten duten produktuak alegia. Sap eta Peoplesoft-ek etengabeko arrakasta eman dute aurrera, mundu mailan ezagunak diren enpresak interesatzeagatik eta 2 enpresa hauek egindako eskaintza interesgarriengatik.

Oracle: ERP aplikazioak egin eta saltzen dituen enpresa hau 1987an sortu zen, bere bezero gehienak poduktuen produkzio eta kontsumoarekin erlazioa dutenak izanik, SAPen aurkaria izanik. Kuriositate gisa komentatu, %80ko kasuetan SAPen softwarea Oracleko datu basetik ematen dela aurrera.

Baan: Enpresa holandar hau SAPen lehiakide indartsu da. Duela gutxi, beste zenbait hornitzaile bezala, enpresa txiki eta ertainetan zentratu da. Izan ere, produktu anitzak zein diru erraztasunak eskaintzen du.

JDEdwards: Duela urte askotatik softwareak saltzen dituen arren, ezagunak duela gutxi egin ziren, OneWorld (ERP softwarea) merkaturatu zutenean. Honela, merkatu kuota handia lortu du.

Kanpo estekak

• Datuak: Q131508
• Multimedia: Enterprise resource planning / Q131508