Quản trị

Quản trị là sử dụng một nguồn lực hữu hạn để đạt được mục tiêu tối đa. Hay nói cách khác là tận dụng tốt nhất nguồn lực, sử dụng nguồn lực đạt hiệu quả nhất.

Các định nghĩa

• Koontz và O' Donnel: quản trị là thông qua nhiệm vụ của nó, cho rằng nhiệm vụ cơ bản của quản trị là "thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định".
• Mary Parker Follett cho rằng "quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác".
• James Stoner và Stephen Robins: "Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra" •"Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước"
• Ý kiến khác: Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước.
• Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể giải thích như sau:

Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn.

Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục tiêu.

Điều kiện quản trị •Có chủ thể quản trị và đối tượng quản trị •Có mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng •Có nguồn lực

Quản trị có quan trọng trong tổ chức

Khái niệm tổ chức: sự sắp xếp người một cách có hệ thống nhằm thực hiện một mục đích nào đó. Đặc điểm của tổ chức: -Hình thành và tồn tại vì một mục đích nào đó -Là tập hợp gồm nhiều thành viên -Được xây dựng theo một trật tự nhất định

Vai trò quản trị trong tổ chức •Giúp tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung •Tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất cho mỗi cá nhân •Phát huy năng lực của mỗi cá nhân •Sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn

Quản trị là khoa học, nghệ thuật và là 1 nghề

• Tính khoa học của quản trị thể hiện:

- Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh.

•Quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản trị trong tổ chức thành các nguyên tắc, lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huống quản trị.

Khoa học quản trị cung cấp cho các nhà quản trị:

•những phương pháp khoa học nhằm giải quyết các vấn đề quản trị

•những quan niệm, ý niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản chất vấn đề

•những kỹ thuật đối phó với các vấn đề trong công việc

- Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân.

• Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện:

Tính nghệ thuật: là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, từng tình huống

- Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống.

Ví dụ trong một số lĩnh vực sau:

+ Nghệ thuật sử dụng người.

+ Nghệ thuật quảng cáo.

+ Nghệ thuật giao tiếp, ứng xử.

+ Và trong bất cứ một lĩnh vực nào khác.

• Mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật:

Mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật:

•Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên nền tảng là sự hiểu biết về khoa học. Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập nhau mà bổ sung cho nhau. Khoa học phát triển thì nghệ thuật quản trị cũng phát triển theo.

•Nắm được khoa học quản trị, nhà quản trị sẽ giảm bớt được những nguy cơ thất bại trong kinh doanh.

•Nắm được nghệ thuật quản trị, sẽ giúp nhà quản trị giữ được sự bền vững trong kinh doanh.

• quản trị là một nghề được thể hiên:

+ Quản trị là một nghề được đào tạo một cách hệ thống thông qua các chương trình hoàn chỉnh trong các hệ thống giáo dục trên thế giới.

+ Nghề quản trị mang tính chuyên nghiệp.

+ Thu nhập từ việc thực hiện nghề có khả năng đảm bảo cuộc sống cho người thực hiện nó

Chức năng của quản trị

Các chức năng của quản trị

Các nhà quản trị là người quản trị tốt thời gian và tiềm lực, biết nhìn nhận cơ hội và phải biết tận dụng cơ hội đó.

• Hoạch định:

- Đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức

- Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được.

- Đề ra chương trình hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định.

- Đưa ra các kế hoạch khai thác cơ hội và hạn chế bất trắc của môi trường.

• Tổ chức:

- Chức năng tạo dựng một môi trường nội bộ thuận lợi để hoàn thành mục tiêu.

- Xác lập một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức.

• Lãnh đạo là chỉ huy nhân tố con người sao cho tổ chức đạt đến mục tiêu. Nó bao gồm việc chỉ định đúng tài nguyên và cung cấp một hệ thống hỗ trợ hiệu quả. Lãnh đạo yêu cầu kĩ năng giao tiếp cao và khả năng thúc đẩy mọi người. Một trong những vấn đề quyết định trong công tác lãnh đạo là tìm được sự cân bằng giữa yêu cầu của nhân sự và hiệu quả sản xuất.
• Kiểm tra là chức năng để đánh giá chất lượng trong tiến trình thực hiện và chỉ ra sự chệch hướng có khả năng diễn ra hoặc đã diễn ra từ kế hoạch của tổ chức. Mục đích của chức năng này là để đảm bảo hiệu quả trong khi giữ vững kỉ luật và môi trường không rắc rối. Kiểm tra bao gồm quản lý thông tin, xác định hiệu quả của thành tích và đưa ra những hành động tương ứng kịp thời.

Nguồn gốc các chức năng quản trị

- Năm 1916, nhà quản trị nổi tiếng người Pháp Henry Fayol cho rằng quản trị có 5 chức năng: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm tra, điều chỉnh.

- Sau đó 7 năm, vào năm 1923 Lyther Guilick và Lyndal Urwich chia thành 7 chức năng: hoạch định, tổ chức, nhân sự, thực hiện, phối hợp, kiểm tra, tài chính.

- Đến thập niên 60 của thể kỷ XX, Harold Koontz và Cyril O’donnell nêu lên 5 chức năng: kế hoạch, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra.

- Đến thập niên 80 của thế kỷ XX, James Stoner và Stephen P.Robbins chia thành 4 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.

Cấp độ Quản trị

• Cấp Quốc gia: Quản trị Quốc gia;
• Cấp Doanh nghiệp: Quản trị Doanh nghiệp;
• Cấp Cá nhân: Quản trị Bản thân.

Nhà quản trị

Thế nào là nhà kinh doanh

• Khái niệm: nhà kinh doanh là người sáng lập ra doanh nghiệp, giữ quyền sở hữu và quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh
• Mục đích: tìm kiếm lợi nhuận, tự khẳng định bản thân mình, hay thỏa mãn nhu cầu sáng tạo……
• Đặc điểm:

- Là người có chí tiến thủ, có cao vọng.

- Chấp nhận rủi ro lớn.

- Muốn khẳng định mình.

Thế nào là nhà quản trị

- Nhà quản trị là những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay cả tổ chức.

- Những người không thực hiện công tác quản lý và điều hành được gọi là người thừa hành.

Các cấp quản trị trong tổ chức

• Quản trị viên cấp cao (Top managers): Đưa ra các quyết định chiến lược.
• Quản trị viên cấp trung (Middle Managers): Đưa ra các quyết định chiến thuật.
• Quản trị viên cấp cơ sở (First - line Managers): Đưa ra các quyết định tác nghiệp.
• Những người thực hiện (Operators): Thực hiện những quyết định.

Vai trò của nhà quản trị

• Loại vai trò quan hệ tương tác giữa người và người:

- Vai trò tượng trưng: Thể hiện như một biểu hiện về quyền lực pháp lý, thực hiện nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức.

- Vai trò người lãnh đạo: Động viên, đôn đốc, thúc đẩy cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ.

- Vai trò liên kết: Là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức.

• Loại vai trò truyền thông:

- Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất cả các loại thông tin.

- Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp trên.

- Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những người bên ngoài công ty.

• Loại vai trò ra quyết định:

- Doanh nhân: Khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức.

- Người giải quyết xung đột: Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa giải và xử lý những xung đột.

- Điều phối các nguồn lực: Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức cho từng bộ phận hay dự án.

- Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với các đối tác để đem lại ổn định và quyền lợi cho tổ chức

Các kỹ năng của nhà quản trị

• Kỹ năng nhận thức (hay kỹ năng tư duy):

- Là khả năng, năng lực tư duy và hoạch định.

- Có khả năng phán đoán tốt.

- Óc sáng tạo, trí tượng tượng cao.

• Kỹ năng quan hệ (kỹ năng nhân sự):

- Là cách thức làm việc, lãnh đạo và động viên.

- Những mối quan hệ trong tổ chức.

• Kỹ năng kỹ thuật:

- Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị.

- Cần thiết trong các lĩnh vực kỹ thuật như: kiến trúc, xây dựng, nghiên cứu thị trường, kế toán, IT….

Các phương pháp quản trị

Phương pháp quản trị là tổng thể các cách thức tác động có thể và có chủ đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị (cấp dưới và các tiềm năng có được của hệ thống) và khách thể quản trị (các hệ thống khác, các ràng buộc của môi trường,..) để đạt được mục tiêu đề ra.

Các phương pháp quản trị:

•Quản trị nội bộ doanh nghiệp

•Tác động lên khách hàng

•Quan hệ với cơ quan quản lý vĩ mô

•Cạnh tranh với các đối thủ

•Quan hệ bạn hàng

•Lôi kéo người ngoài doanh nghiệp

Các phương pháp quản trị nội bộ doanh nghiệp

Các phương pháp tác động lên con người:

•Phương pháp hành chính

•Phương pháp kinh tế

•Phương pháp tâm lý

Các phương pháp tác động lên các yếu tố khác của doanh nghiệp:

•Mô hình hóa toán học

•Các phương pháp dự đoán

•Các phương pháp phân đoạn thị trường

Các phương pháp hành chính: là dựa vào mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản trị và kỉ luật của doanh nghiệp

Nhà quản trị phải nắm vững những yêu cầu sau:

•Quyết định hành chính chỉ có hiệu quả cao  khi quyết định đó có căn cứ khoa học, có luận chứng đầy đủ về mọi mặt

•Khi sử dụng phương pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn của người ra quyết định.

Các phương pháp kinh tế: là phương pháp tác động vào đối tượng quản trị thông qua các lợi ích thực tế để đối tượng quản trị lựa chọn phương án có hiệu quả nhất

Những hướng quản trị bằng phương pháp kinh tế

•Quản trị bằng mục tiêu

•Quản trị bằng định mức

•Quản trị bằng trách nhiệm vật chất

Khi sử dụng các phương pháp kinh tế, cần lưu ý những vấn đề sau:

•Việc áp dụng các biện pháp kinh tế luôn gắn liền với việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế như: giá cả; lợi nhuận; tín dụng, thưởng…

•Phải thực hiện sự phân cấp đúng đắn giữa các cấp quản lý

•Cán bộ quản trị phải có trình độ và năng lực về nhiều mặt

Các phương pháp tâm lý: là cách tác động vào tình cảm, nhận thức của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác, nhiệt tình của họ trong công việc.