Has pasado 8 horas sentado en tu escritorio, se te ha hecho prácticamente de noche delante del ordenador y aún así no sientes que el día haya sido productivo, ¿te suena familiar esta situación? Al margen de los ritmos circadianos, que marcan nuestros picos de concentración y productividad, existen actividades, acciones o incluso personas que tienen el dudoso mérito de robarnos nuestro bien más preciado: el tiempo.
“Existen cinco o seis robatiempos y malos hábitos comunes a la mayoría de los profesionales”, explica Agustín Peralt, profesor de ESADE y autor de Lidérate: Método FASE - El Método definitivo para ser más productivo. Una curiosa denominación para referirse a todas aquellas tareas sin valor añadido que lo único que hacen es desconcentrarnos de lo realmente importante.
“A veces somos nosotros mismos los principales boicoteadores de nuestros propios buenos hábitos”, desarrolla sobre la cuestión Peralt. “Existen muchos estudios que ya han evidenciado que el problema de la pérdida de tiempo es consecuencia de estados emocionales personales de incomodidad. Un estado de elevada ansiedad o de impaciencia te va a llevar a preferir practicar la multitarea frente a realmente dedicar la próxima hora a estar concentrado en un tema relevante. Las personas realmente productivas tienen dos características: un elevado control tanto de su estado emocional como de las cosas del entorno que les pueden distraer. Tan sencillo de entender pero tan complicado en ocasiones de poner en práctica”, concluye el experto.
Respecto a esos factores externos que nos descentran y que pensamos que escapan a nuestro control, Agustín Peralt cuenta que se trata de malos hábitos que pueden erradicarse con concienciación y esfuerzo diario.
CORREO ELECTRÓNICO, REDES SOCIALES Y WHATSAPP (O LA CONSULTA COMPULSIVA DEL TELÉFONO MÓVIL)
Según el estudio ¿Estamos hiperconectados? de Ikea España 1 de cada 3 personas mira el móvil más de 100 veces al día. Un dato más que revelador para ser conscientes del tiempo que invertimos (o gastamos) en consultar requerimientos externos. “En el caso del correo electrónico una norma puede ser consultarlo tres veces al día, o cada hora, en vez de hacerlo de manera compulsiva cada 5 minutos”, aconseja el experto. “También recomiendo que elimines los avisos de entrada de un nuevo correo, porque son motivo de distracción y te arrastran a la multitarea”.
En el caso de herramientas como WhatsApp o las redes sociales, el teletrabajo no ha hecho más que aumentar nuestra dependencia a unas vías de comunicación que desdibujan más si cabe los límites entre lo personal y lo profesional. “El WhatsApp personal, muy a tu pesar, deberías tenerlo anulado en las horas de trabajo”, cuenta en su libro Peralt. “Algo muy util para poder concentrarnos y que la visita a los perfiles en redes sea más entretenida es visitar nuestras redes al final de la mañana y al final de la tarde, antes de cenar. El resto del día ten “acceso denegado” a cualquier red social”, aconseja.
CUANDO NUESTRO ROBATIEMPOS ES NUESTRO PROPIO JEFE
Requerimientos constantes y a cuentagotas o solicitudes a resolver de manera inmediata pueden ser frecuentes por parte de nuestro superior. Y es que a veces el mayor “interrumpidor” en nuestra jornada laboral puede ser nuestro propio jefe.
Para intentar resolver esta delicada situación, Agustín recomienda que “debemos de ser en cierta medida estrategas, encontrando un buen momento para tratar el tema con él o ella, y con la propuesta reflexionada. Es importante, frente a quejarnos con otras personas sobre cómo nos hace perder tiempo nuestro jefe, proponerle a él directamente fórmulas de interacción que le permitan en determinados momentos disponer de nuestra ayuda pero que, al mismo tiempo, nos dejen determinados momentos del día más libres para poder organizarnos de la mejor manera”.
“He vivido esto en cientos de casos y la reacción de los jefes, cuando se le plantean las cosas de esta forma, suele ser muy positiva. En muchos casos no se han parado a pensar en ello y cuando lo verbalizamos reaccionan rápidamente en nuestro favor. Por fortuna, son muchos y cada vez más los líderes sensibilizados con facilitar el trabajo de sus equipos y entender el liderazgo como estar al servicio de sus equipos. Pero debemos enfrentarnos al reto de cara y con cierta estrategia”, concluye.
**EL (INNECESARIO) 'BOOM' DE LAS VIDEOCONFERENCIAS **
Si el exceso de reuniones ya era un mal endémico en el sistema laboral español, el desarrollo de herramientas como Zoom o Google Meets no ha hecho más que aumentar nuestra “afición” por vernos las caras para abordar cuestiones que quizás podrían solucionarse de otra manera más rápida y eficaz.
¿En qué momento se convirtieron las videoconferencias en uno de nuestros robatiempos predilectos? “Pues en el momento que hemos pensado que ahora todo necesita de una videoconferencia”, responde Agustín Peralt. “Hay muchas videoconferencias que pueden ser sustituidas por otras formas de comunicación como una simple llamada de teléfono. Además esa llamada a uno le permite poder optar a despejarse dando un paseo, o poder sentarse en otro emplazamiento más cómodo y relajar el cuerpo. La fatiga que provoca estar delante de videollamadas todo el día sólo es comparable a otro mal hábito que cometemos que es practicar en exceso la multitarea. Sin querer pensar en lo que muchos hacen que es la videoconferencia combinada con la multitarea. No existe peor forma de realmente lograr ser productivo, además del desgaste de energía que supone y el deterioro de nuestras capacidades”.
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