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Workshop II zum Treffen der CPB Gruppe

Gestaltung der Rahmenbedingungen für einen Antrag zu einem neuen Förderprogramm

• Dokumentation der Diskussionen der AG zur Vorbereitung von Antragsentwurf und Änderungsvorschlägen - Zwischenstand

Am 11. Oktober 2013 von 9.00 bis 18.30 Uhr

Supermarkt Studios
Brunnenstraße 64
13355 Berlin

Als PDF-Version mit Fotos gibt es dieses Protokoll hier.

Herausforderung

“Wie greifen wir die Arbeitspakete und Ergebnisse des letzten Treffens auf und lassen diese in eine Antragsskizze münden?“

Teilnehmer

• Bernd
• Dirk
• Ralf
• Alex
• Andreas
• Jürgen
• Nico
• Sebaso
• Sebastian W.
• Moderation: Steffen Bahnsen

Einleitung

Nach dem Check In und Frühstück gehen wir den Zeitplan durch und setzen uns das Ziel, am Ende des Tages einen oder mehrere Anträge zu skizzieren. Grundlage der heutigen Arbeit sind die Maßgaben, die im Vorwege kommuniziert wurden und die bei der Besprechung um einige Aspekte ergänzt wurden:

• neu denken und neuen Namen gestalten
• CPB zum CB abgrenzen, vielleicht Idee “CIF”? (siehe auch Seite 7 dazu)
• Mitbestimmung der Community und Community-Vision ermöglichen
• Kritiken auflisten und integrieren und nichts unter den Tisch kehren
• Regelwerk ändern und vereinfachen
• Attraktivität der Antragswerkstatt verbessern
• Tranzparenz und Benutzerfreundlichkeit umsetzen
• einheitliche Vorstellung eines Förderprogramms erlangen
• heterogenes Meinungsbild beachten
• Umgang mit Nicht-Reaktion und Entscheidungskritik artikulieren
• umfassende Lösung
• private und öffentliche Prozessschritte abgrenzen
• flexible Unterstützung und individuelle Hilfe forcieren
• Vertrauen herstellen
• Honorare und Arten davon diskutieren (z.B. Stipendien)

Statusbericht und Ziele des Tages

In dem Vortreffen am Abend des 10.10.13 wurden die Ergebnisse der Zwischenzeit zusammengetragen. Die allgemeine Meinung ist, dass diese noch nicht ausreichend für einen Antrag sind und noch sehr viel zu tun ist. Das liegt insbesondere an der knappen Zeit der Freiwilligen in der AG, aber auch an den anderen Baustellen, wie z.B. die WikiCon oder WikiLovesMonuments, die diese gerade bearbeiten.

Heute ist deshalb dazu eine Menge zu klären. Insbesondere sind offene Punkte: die Relation zu anderen Förderungen, der Öffentlichkeitgrad der Kommunikation, die die Antragsteller betreffen und wie zu lösen ist, das einzelne Meinungen schwerer wiegen als andere. Zum letzten Punkt herrscht schnell Einigkeit, das persönliche Debatten und Besonderheiten nicht Teil dieses Treffen sein sollen und anders zu lösen sind. Gesprochen werden soll vor allem über die Detailliertheit und den Umfang der Anträge und ob einer oder mehrere gestellt werden sollen. Der Konsens ist, dass zunächst ein Antrag versucht werden soll, der kurz und knapp gestaltet ist und die richtige Ebene anspricht. Erst bei zu divergierenden Ansichten oder Ansätzen sollten mehrere Anträge skizziert werden.

Folgende Zeiten und Fristen sind bei dieser Arbeit zu beachten:

Die Änderungsvorschläge am Programm sollen am 30.11.2013 auf der Mitgliederversammlung vorgestellt werden.

Der Antrag für die Mitgliederversammlung muss bis zum 30.10.2013 erstellt sein (und vorab als Entwurf veröffentlich werden).

Für Feedback, Diskussionen ist der 24.11.2013 (CPB-Workshop auf der WikiCon) der Stichtag.

Vorschläge für Berichte/Feedbackmöglich-keiten an das Präsidium und Community müssen erarbeitet werden.

Vortrag Sophie Scholz: Analyse der Interviews

Der Vortrag von Sophie Scholz von der Firma e-fect soll die Ergebnisse der Interviews und ihren Analysen ins Gedächtnis rufen und einen Impuls für die heutige Diskussion und Arbeit setzen. Die Diskussionslinien zeichnen sich zwischen den Positionen "Radikal neudenken" und "auf bestehendem Programm aufbauen und ergänzen" ab. Insgesamt sind bei einigen Themenschwerpunkten der Interviews extreme Positionen sichtbar. Zum Beispiel gibt es für die Größe der Projekte Stimmen, die nur kleine, welche die nur große, und welche, die verschiedene Größen von Projekten fördern lassen wollen. Ebenso sind die Meinungen zur Transparenz und zu den Antragsinhalten auseinandergehend. Sollte man das Feedback nur vertraulich geben oder alles direkt öffentlich machen? Und hat die Geschäftsstelle die Rolle einer reinen Service-Dienstleistung oder gibt sie auch inhaltliche Unterstützung?

Nach dem Vortrag sprechen Sophie Scholz und die Arbeitsgruppe über die Ergebnisse und mögliche Konsequenzen daraus. Die Kommunikation zwischen Geschäftsstelle und Communitys ist nötig und sollte gestärkt werden. Die Entscheidungsstrukturen sind schwierig in der Struktur zwischen Präsidium, Ausschuss und Community. Sollte z.B. der Ausschuss abgeschafft werden, ist die Einflussmöglichkeit der Communitys auf Entscheidungen neu zu schaffen. Angesprochen wurden auch mögliche Kommunikations-”Schutzräume” für die Akteure.

Klärungsbedarf besteht in Bezug auf die Evaluierung der Anträge. Die Gruppe stellt sich die Frage, was an dem eigentlich sinnvollen CPB so schiefgelaufen ist. Einige Mitglieder der AG äußern den Eindruck, dass mit dem komplexen Regelwerk des Programmes viel “getrickst” worden sei, woraus ein gewisses Misstrauen in den Ablauf von Projekt-Antrag bis Umsetzung begründet werden kann. In Zukunft ist auch ein Interessenskonflikt zwischen zwei Posten (z.B. Antragsteller und WMDE-Gremien) zu vermeiden.

Bisher kamen Anträge auf unterschiedlichen Wegen zum Ziel, es fehlte an einem einheitlichen Standard für den Projekt-Ablauf. Ein Mitglied der AG bemängelt das bisherige Fehlen eines scopes, und dass es zu viel Interpretationsspielraum für das Annehmen von Projekten gab. Die einheitliche Meinung ist schließlich, dass Leute verbrannt wurden und dass das CPB viel mit Zeitraub zu tun hatte. Die AG beschließt aber, dass daraus vor Allem zu lernen ist.

Die Untersuchung macht die Knackpunkte deutlich, die Rede ist gar davon, dass ein kleiner Krieg hinter uns liegt. Es braucht also klare Richtlinien, die Zufriedenheit der Mitmacher und eventuell eine Mediation, um in Zukunft solche Faktoren zu vermeiden. Die sachliche und die kommunikative Ebene sind die beiden Hürden, unter das Problem der zweiten Ebene sollte ein Schlussstrich gezogen werden.

Im weiteren Verlauf wäre es wichtig, zu fragen, was vom CB gelernt werden kann. Die internen und externen Prozesse sollen transparent gemacht, nicht unbedingt die Inhalte.

Im nächsten Schritt werden in der AG die zu bearbeitenden Haupt-Konfliktlinien für Änderungsvorschläge und Punkte für einen Mitgliederversammlungsantrag identifiziert.

Kriterien für den Antrag: Konflikt- bzw. Antrags-Punkte

Das Plenum diskutiert nach dem Vortrag, welche Punkte heute zu lösen sind, um die Grundlage für einen Antrag und dazugehörige Vorschläge zur Änderung des bisherigen Programms zu gestalten:

1. Projektgröße und -dauer muss definiert sein
2. Zielgruppe definieren; Einbringen und Umsetzen
3. Zeitpunkt, Art und Umfang der Veröffentlichung von Ideen/Anträge bestimmen
4. Aufbau einer "Service-Agentur" zur Dienstleistung der GS abgrenzen
5. Antragsprozess: Benutzerfreundlichkeit für Anträge gestalten
6. Zielsetzung, Inhalt und Struktur des Förderprogramms und das Verhältnis zu anderen Programmen
7. neuer, klarer Name
8. Entscheidungsprozess gestalten: was machen Präsidium, Ausschuss und Communitys?
9. Projektumsetzung, -begleitung und -evaluation gestalten
10. Bezahlung und Personalkosten
11. Maßnahmen zur Wiederherstellung des Vertrauens
12. Institutionalisierung und Verstetigung des Reformprozesses
13. Darstellung und Rollen der Akteure konturieren

Nach Einigung über den Status Quo und die Knackpunkte bespricht das Plenum die Kriterien für ein neues Förderprogramm.

In der Rede über diese Kriterien entsteht die Frage, ob die AG gleich ein neues Förderprogramm entwerfen sollten oder ob wir erst die Frage beantworten, ob die einzelnen Ziele auch anders als durch ein Förderprogramm erreicht werden könnten (zB Schulungen, Stipendien, Aufträge als Ergänzung zu den bisherigen Förderprogrammen) sollte. Dazu teilen sich die Teilnehmer in zwei Gruppen auf.

Der eine Teil kommt zu dem Schluss, dass diese Kriterien sich gut auf die Ebenen Struktur und Kommunikation aufteilen, also bilden sich zwei parallele Arbeitsgruppen. Ebenso wird der Gruppe nach einer zeitaufwendigen, aber wichtigen Diskussion klar, dass in dem Auftrag, das zur Zeit ausgesetzte CPB neu zu denken, sich keine Formulierung findet, dass als Ergebnis zwingend ein neues Förderprogramm entstehen muss. Aus dieser Sicht braucht es lediglich eine Grundlage zur Förderung. Also denkt eine dritte Gruppe darüber nach, wie Projekte überhaupt unterstützt werden können. Die Grundlagen-Gruppe und die Programm-Gruppen arbeiten sodann in einer positiven Konkurrenz zueinander. Nach der Teamarbeit werden die Ergebnisse zusammengeführt und geschaut, wie die Ergebnisse zusammenpassen.

Die Grundlagen-Gruppe stellt sich die Frage, warum das CPB ausgesetzt wurde und wozu wir Projekte fördern sollten. Ein Förderprogramm ist in dieser Fragestellung nur eine Möglichkeit bei der Frage nach dem Wie. Gesucht werden hier weitere Wege, die Projekte zum freien Wissen zu unterstützen. (Sebaso, Dirk und Alex)

Die Programmgruppe kümmert sich um die Lösung der Konflikt- und Antrags-Punkte und fokussiert zunächst die wichtigsten Kriterien von der Liste, aus deren Bearbeitung sich die weiteren Punkte ergeben sollen. Die Gruppe teilt sich nach den Themenschwerpunkten Struktur und Kommunikation auf. Das Team Kommunikation (Sebastian, Andreas und Bernd) bearbeiten die o.g. Punkte 3, 11 und 13 und das Team Struktur (Jürgen, Nico und Ralf) kümmern sich um die Lösung der Punkte 5, 8 und 9.

Ergebnisse der Arbeit in drei Teams

Nachdem zum Mittag die Teams und Themen vorbereitet sind, arbeiten drei Teams am Nachmittag zu den zwei Aspekten Programmgestaltung und Grundlagen. Die Grundlagen-Gruppe recherchiert alte Förderideen, bespricht die entstandenen Probleme und sucht eine Möglichkeit, etwas grundlegend neu aufzusetzen. Die beiden Programm-Gruppen behandeln die Erfahrungen aus dem bisherigen Programm und suchen Lösungen, die auf der bestehenden Basis aufbauen.

Alle Gruppen schreiben ihren Prozess und die Ergebnisse in Echtzeit in einem gemeinsamen Notizzettel-Dokument auf, in dem alle Arbeitsschritte und Ergebnisse nachvollziehbar sind.

Obwohl zwei Gruppen unter verschiedenen Vorzeichen gearbeitet haben, wurden die bestehenden Probleme gleichermaßen erkannt und ähnliche Lösungsvorschläge erarbeitet, die sich teils ergänzen, teils eine Diskussion anregen und Alternativ-Vorschläge entwerfen, bevor das Ergebnis ausformuliert werden kann. Insgesamt kann die Liste der Kriterien, bzw. der Konflikt- und Antragspunkte abgeklopft werden, um den Rahmen für den Antragsinhalt zu skizzieren.

Antrag und Prozess
Am Anfang des Tages bestand der Bedarf an einer einheitlichen Definition von “Anträge”. Die Gruppe einigt sich auf den Prozess, in dem jeder, der irgendeine Form von Unterstützung für Verbesserung Freien Wissens braucht, Unterstützung beantragen kann.

Der Prozess ist mehrstufig und wird durch ein Projektmanagement unterstützt:

1. Ideeportal, Ideenentwicklung
2. Antragswerkstatt
3. Umsetzung

Um den Antragsprozess zu vereinfachen und bekannter zu machen, braucht es Maßnahmen zur Werbung neuer Ideen und Antragsteller. Dazu soll eine Werkstatt gebildet werden, die die Ideenwerkstatt und Antragswerkstatt verbindet und für Vernetzung und Unterstützungspartner sorgt. Es muss noch geklärt werden ob die Unterstützung der Antragstellung inhaltlich oder nur formal geschehen soll.

Ob die Antragszeitpunkte rollierend oder quartalsweise passieren, hängt mit dem Gesamtbuget und der Antragsmenge zusammen und kann erst in Zukunft abgesehen werden. Die Antragstellung soll in jedem Fall formal erleichtert werden. Die Geschäftsstelle würde dazu beauftragt, ein Serviceprogramm ähnlich einer Agentur einzurichten.

Entscheidungsprozess
Die Voraussetzungen, um über einen Antrag entscheiden zu können, sind Qualität, formale Korrektheit und Übereinstimmung mit den Vereinszielen. Das Ziel des Antrags soll unmittelbar mit der Unterstützung der WM-Community-Interessen zu tun haben, diese müssen aber nicht zwingend von Anfang an in den WM-Projekten umgesetzt werden. Die Projektdauer muss angegeben werden und es wird entschieden, dass es ein Projekt nicht mehr als zwei Jahre dauern soll. Eine längere Dauer muss beantragt werden. Der Finanzrahmen für die Projekte soll nicht gedeckelt sein und es ist daher keine Aufstockung möglich.

Der Alternativvorschlag hierzu besagt, die Projektgröße auf beispielsweise € 50.000 zu deckeln und nur in Ausnahmen im Nachgang mehr zu bewilligen.

Antragsteller und Reaktion
Die Voraussetzungen für einen Projektantrag sollen sich inhaltlich auch im MV-Antrag widerspiegeln. Projektanträge können alle natürlichen Personen stellen, also auch Menschen, die nicht in der Community und nicht im Verein sind. Man einigt sich darauf, dass nach sechs Wochen ab Antragstellung eine qualifizierte Antwort oder Entscheidung erfolgt sein sollte, dazu ist rollierende Entscheidungsfindung nötig.

Entscheidungsgremien
Zum Entscheidungsprozess wird weiterhin ein Ausschuss gebildet, der sich aus der WP-Community, anderen WM-Communitys und Vereinsmitgliedern zusammensetzt. Der Vorschlag zur Stimmgewichtung zielt darauf ab, sechs Personen aus den Communitys sechs Stimmen und weiteren drei Vereinsmitgliedern, inklusive dem Schatzmeister drei weitere Stimmen zu geben. In einer versetzen Wahl in einer Wahlperiode von zwei oder drei Jahren wird einmal im Jahr gewählt. So ist sichergestellt, dass unter den Mitgliedern immer erfahrene sind, die die neuen einarbeiten können.

Mindestens sechs Personen bearbeiten den Antrag und mindestens fünf von neun Stimmen müssen für einen Antrag stimmen, die Entscheidungsfindung ist umlaufend. Der Ausschuss kann externe Berater benennen und zur Unterstützung hinzuziehen.

Alternativ gibt es für die Entscheidungsfindung ein (online-basiertes) Entscheidungsportal, dass sich durch verschiedene Servicepakete zusammensetzt. Hier dürfen alle mit abstimmen, die sich durch Registrierung legitimieren. Dieses Portal kann der komplette Ersatz für den Ausschuss sein.

Eine weitere Alternative ist die Kombination aus Ausschuss und Portal, entweder parallel laufend oder vorgeschaltet das Portal, um die Arbeit im Ausschuss vorzubereiten.

Name
Die Gruppe ist sich einig, dass der Name des zukünftigen Programms ein anderer sein muss, alleine, um sich besser vom CB abgrenzen zu können. Die Frage besteht daher, ob das Wort Community im Titel bleiben sollte. Folgende Namensvorschläge dienen zur Inspiration und sollen von den Communitys ergänzt oder abgestimmt werden:

• Wiki loves Projects
• Ideenförderung für freies Wissen
• Förderprogramm freies Wissen
• Wikiprojektmanagement
• Wikiprojektservice
• Community Ideenförderung

Vertrauen
Die WM-Community kann bei den Projekten mitentscheiden. Sie wird ernst genommen und hat einen Ansprechpartner. Eventuell ist eine Ombudsperson notwendig, die eingeschaltet werden kann, wenn es zu Prozessen und Geldvergaben zwischen Communitys, Verein und Gremien Vermittlungsbedarf gibt. Die Einreichung von Anträgen soll öffentlich passieren, wobei die Person anonym bleiben kann. Dies kann sofort geschehen, spätestens aber nach dem Zeitpunkt der positiven, formalen Vorprüfung des Antrags. Die Einreichung von Ideen kann anonym passieren. WM-Community meint, alle Personen in den WM-Projekten und technisch alle Personen, die sich mit Single-User-Login einwählen.

Evaluierung
Der Vorschlag der Arbeitsgruppe zielt darauf ab, dass die GS die Anträge formal prüft. Die Projektbegleitung und -evaluation kann durch Externe geprüft werden. Nach Vorstellung der Ergebnisse dekliniert das Plenum die am Vormittag entstandene Liste der Konflikt- bzw. Antragspunkte nochmals durch und sucht die Punkte, die noch nicht von den Gruppen bearbeitet wurden. Wir erkennen, dass viele Punkte im Zuge der Teamarbeit mit abgearbeitet wurden, obwohl zunächst nur wenige Punkte der Liste priorisiert wurden. Offen bleiben die Punkte: 1. Bezahlung und Personalkosten 2. Institutionalisierung und Verstetigung der Weiterentwicklung des Programmes zusammen mit den Communitys 3. Rolle und Darstellung der Akteure 4. Projektevaluation gestalten

Arbeitspakete
Von den oben genannten Punkten ist 2. erst zu lösen, wenn die beschlossenen Punkte aktiv umgesetzt werden. Zu 1., 3., 4. und zur Ausarbeitung des MV-Antrags auf Grundlage der Optionen aus dem heutigen Treffen wird ein weiteres AG-Treffen anberaumt. (Doodle) Alternativ ist es über die digitale Kommunikation zu lösen. (Hangout, Wiki)

Die Angebote von CB werden in Zukunft aktiver bekanntgemacht. Zum Vergleich CB und CPB bereiten Sebaso und Nico eine Gegenüberstellung der wichtigsten Punkte vor.

Sebaso schickt Hinweise für einen Antragsentwurf rum.

Der Antrag soll aus, überschaubaren Sätzen bestehen, die besagen, dass und in welchem Rahmen das CPB geändert wird. Offen blieb, wie kurz oder lang der eigentliche Antragstext werden wird. Zusätzlich dazu sollte die Begründung sagen, warum die AG dies vorschlägt. Einen Entwurf schreiben Jürgen / Bernd Sebastian W.

Zur Mitgliederversammlung sollen dann zusätzlich zum Antrag auch die detaillierten “Änderungsvorschläge zum Verfahren” von der AG vorgestellt werden.

Nach einer Diskussion über die Begriffe “Antrag” und “Änderungsvorschlag” in Bezug auf die Änderung des bisherigen Programms zum Ende des Workshops muss die Entscheidung über das weitere Vorgehen mit den erarbeiteten Ergebnissen vertagt werden und die weitere Abstimmung geschieht per Mail und Telefon.